Office Koordinator (m/w/d)*

Schneller, weiter, höher – das ist die Leidenschaft von KILOUTOU. Höher hinaus, schneller zur Lösung, weiter im Projektfortschritt.

In Deutschland sind wir seit annähernd 10 Jahren vor allem auf die Vermietung von Höhenzugangstechnik spezialisiert. Mit unserer Dynamik, einem starken Mutterkonzern im Rücken und zukünftig sicherlich mehr als den momentan 300 Kollegen in 17 Standorten, werden wir nicht nur unser Portfolio, sondern auch unsere Stellung im deutschen Vermietmarkt deutlich erweitern.

Als Office Koordinator* bist du zentrale Schnittstelle und organisatorische Stütze unserer Geschäftsleitungsebene. Du sorgst für reibungslose Abläufe im Hintergrund, hältst alle Fäden in der Hand und schaffst so die organisatorische Basis, auf der wichtige unternehmerische Entscheidungen getroffen werden können.

• Office Management: Du koordinierst und verantwortest das Office Management und agierst als zentrale Schnittstelle

• Termin- und Reisemanagement: Du übernimmst eigenverantwortlich das Termin- und Reisemanagement – inklusive proaktiver Vor- und Nachbereitung

• Meetingkoordination: Du planst und organisierst Meetings, Dienstreisen und interne wie externe Termine von Einladung und Agenda bis Nachbereitung und Follow ups

• Präsentationserstellung: Du wirkst tatkräftig bei der Erstellung managementgerechter PowerPoint-Präsentationen mit.

• Zentrales Email-Postfach: Du bist die erste Anlaufstelle und leitest Kundenanfragen, Bewerbungen sowie Rechnungen und Mahnungen zuverlässig an die richtigen Abteilungen weiter.

• Du bearbeitest vertrauliche Vorgänge und Dokumente mit größter Sorgfalt

• Du behältst Fristen, Aufgaben und Follow-ups im Blick und sorgst für deren Umsetzung

• Du übernimmst eigenständig Sonderaufgaben - je nach Qualifikation und Unternehmensentwicklung

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

• Du verfügst über Berufserfahrung in einer Verwaltungsfunktion

• Kommunikationsstärke: Dank deiner ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten trittst du auf allen Hierarchieebenen souverän und professionell auf

• Du arbeitest strukturiert, denkst vorausschauend und behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick

• Du verstehst unternehmerische Zusammenhänge und hast ein gutes Gespür für Prioritäten

• Arbeitsumfeld: Flache Hierarchie mit offener Kommunikationskultur und moderner Arbeitsplatz mit engagierten und netten Kollegen.
• Gesundheitsmanagement: Angebote zur Förderung deiner Gesundheit, z. B. frisches Obst und kostenlose Getränke.
• Zeit für Erholung: Du bekommst 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Zusatzleistungen: Bike-Leasing, Vorteilsportal für Markenprodukte und weitere Benefits.
• Sicherheit: Sicherer Arbeitsplatz mit Perspektive in einem wachstumsorientierten Unternehmen.